Setiadi24: Januari 2014

Kamis, 02 Januari 2014

Pengendalian Intern dan pemprosesan transaksi

Pengertian Pengendalian

Pengendalian adalah suatu proses pemantauan untuk menjamin bahwa standar yang ditentukan dapat terlaksana sebagaimana yang ddirencanakan dan melakukan koreksi terhadap penyimpangan yang berarti.

Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu :

a. Keefektifan dan efisiensi operasional perusahaan

b. Pelaporan Keuangan yang handal

c. Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :

ü Direksi dan manajemen mendapat pemahaman akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan

ü Laporan Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.

ü Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya.

Kebutuhan Akan Pengendalian

Pengendalian dibutuhkan untuk mengurangi kerentanan terhadap resiko,kerentanan yang dimaksud disebut eksposur. Ekposur berdampak pada kinerja perusahaan apabila resiko yang diprediksikan benar-benar terjadi. Eksposur tidak hanya terjadi akibat kurangnya pengendalian.

Eksposur Umum

1. Biaya yang terlalu tinggi

2. Pendapatan yang Cacat

3. Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva

4. Akuntansi yang Tidak Akurat

5. Interupsi Bisnis

6. Sanksi Hukum

7. Ketidakmampuan untuk bersaing

8. Kecurangan dan Pencurian

Elemen-elemen Pengendalian Intern

Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) ada lima komponen pengendalian intern yang meliputi lingkungan pengendalian, penilaian resiko, aktivitas pengendalian, pemantauan, serta informasi dan komunikasi. COSO merupakan institusi untuk mengidentifikasi yang menyebabkan penggelapan laporan keuangan dan membuat rekomendasi untuk mengurangi kejadian tersebut.

A. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

§ Integritas dan Etika

§ Komitmen terhadap Kompetensi

§ Struktur Organisasi

§ Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab

§ Praktik dan Kebijakan Sumber Daya Manusia yang Baik

B. Penilaian Resiko (Risk Assesment)

Langkah-langkah dalam penaksiran risiko adalah sebagai berikut:

Ø Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi risiko

Ø Menaksir risiko yang berpengaruh cukup signifikan

Ø Menentukan tindakan yang dilakukan untuk me-manage risiko

C. Prosedur pengendalian (Control procedure)

Aktivitas pengendalian meliputi:

Ø Pemisahan fungsi/tugas/wewenang yang cukup

Ø Otorisasi traksaksi dan aktivitas lainnya yang sesuai

Ø Pendokumentasiaan dan pencatatan yang cukup

Ø Pengendalian secara fisik terhadap aset dan catatan

Ø Evaluasi secara independen atas kinerja

Ø Pengendalian terhadap pemrosesan informasi

Ø Pembatasan akses terhadap sumberdaya dan catatan

D. Pemantauan (Monitoring)

Ø Mengevaluasi temuan-temuan, reviu, rekomendasi audit secara tepat.

Ø Menentukan tindakan yang tepat untuk menanggapi temuan dan rekomendasi dari audit dan reviu.

Ø Menyelesaikan dalam waktu yang telah ditentukan tindakan yang digunakan untuk menindaklanjuti rekomendasi yang menjadi perhatian manajemen.

E. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Alat pengendalian pemrosesan transaksi

prosedur yang dirancang untuk meyakinkan bahwa elemen struktur pengendalian intern diterapkan dalam system aplikasi khusus yang terdapat didalam siklus transaksi. Alat pengendalian pemrosesan terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.

1. Pengendalia umum adalah suatu pengendalian yang memperhatikan keseluruhan lingkungan permrosesan transaksi mencakup rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi, prosedur operasi umum, pengendalian peralatan dan akses data.

2. Pengendalian aplikasi digunakan untuk memastikan kinerja system pemrosesan. Pengendalian aplikasi ini dikategorikan menjadi pengendalian input, proses dan output. Kategori ini berhubungan dengan langkah dasar siklus pengolahan data.

Selain pengendalian umum dan aplikasi, alat pemrosesan data memiliki pengendalian lainnya, seperti:

1. Pengendalian Preventif adalah teknik yang dirancang untuk mencegah atau mengurangi terjadinya kesalahan dan kecurangan. Cara yang dilakukan bisa dengan membuat tampilan system yang mudah di mengerti dan tidak membuat kekeliruan.

2. Pengendalian Detektif adalah alat, teknik dan prosedur yang dibuat untuk mengidentifikasi kejadian yang tidak diinginkan yang lolos dari pengendalian preventif. Cara yang dilakukan pengendalian ini adalah dengan membandingkan kejadian sesuangguhnya dengan standart yang ditetapkan.

3. Pengendalian Korektif, pengendalian ini hanya melanjutkan dari pengendalian detektif. Saat kesalahan tersebut sudah terdeteksi pada pengendalian detektif maka pengendalian korektif akan memperbaiki kesalahan tersebut.

Sumber :

1. http://rusydi5.wordpress.com/2012/06/11/struktur-pengendalian-intern-dalam-audit/

2. http://anissa-k.blogspot.com/2012/05/sia-dalam-proses-transaksi-dan-struktur.html

3. http://id.wikipedia.org/wiki/Pengendalian_intern

Http://Google.com

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP (Enterprise Resource Planning)

Pengertian ERP

ERP(Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

ERP merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas

Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya kerugian akibat ‘machine fault’ dan lain-lain. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan.

Kelebihan dan Kelemahan ERP

ERP atau Enterprise Resource Planning memiliki beberapa kelebihan, diantaranya :

ü Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.

ü Rancangan Perekayasaan

ü Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment

ü Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks

ü Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan

ü Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti

Selain memiliki kelebihan, ERP juga memiliki kelemahan. Yaitu :

ü Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.

ü Sistem ERP sangat mahal.

ü Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.

ü ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.

ü Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan

ü Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan

Modul ERP

1. Keuangan

ü Financial Accounting (General Ledger, AR/AP, Special Ledger, Fixed Asset Accounting, Legal Consolidation)

ü Controlling (Overhead Cost Controlling, Activity Based Costing, Product Cost Accounting, Profitability Analysis)

ü Investment Management (Investment Planning, Budgeting, Controlling, Depreciation Prediction, Simulation and Calculation)

ü Treasury ( Cash Management, Treasury Management, Market Risk Management, Fund Management)

ü Enterprise Controlling ( Executive Information System, business Planning and Budgeting, Profit Center Cost)

2. Penjualan dan Distribusi

ü Master Data Management

ü Order Management (Sales Order Management dan Purchase Order Management)

ü Warehouse Management (Inventory Planning, Inventory Handling, Inventory Reporting, Inventory Analysis, Intelligent Location Assignment, Lot Control, Distribution Data Collection)

ü Shipping

ü Billing

ü Pricing

ü Sales Support

ü Transportation

ü Foreign Trade

3. Produksi

ü Material and capacity Planning

ü Shop Floor Control

ü Quality Management

ü Just in Time / Repetitive Manufacturing

ü Cost Management

ü Engineering Data Management

ü Engineering Cost Control

ü Configuration Management

ü Serialisation / Lot Control

ü Tooling

4. Sumber Daya Manusia

ü Personel Management

ü Organizational Management

ü Payroll Accounting

ü Time Management

ü Personel Development

5. Pemeliharaan Sarana Produksi

ü Preventive Maintenance Control

ü Equipment Tracking

ü Component Tracking

ü Plant Maintenance Calibartion Tracking

ü Plant Maintenance Warranty Claim Tracking

6. Management Kualitas

ü Quality Planning

ü Quality Inspection

ü Quality Control

7. Material Management

ü Pre-Purchasing Activities

ü Purchasing

ü Vendor Evaluation

ü Inventory Management

Tips memilih ERP

Berikut adalah beberapa tips bagaimana memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan :

Knowledge & Experience
Selection Methodology
Analisa Business Strategy
Analisa People
Analisa Infrastruktur
Analisa Software

K Contoh Software ERP

1. Compiere (dieja kompjere) adalah sebuah ERP dan solusi bisnis CRM sumber terbuka untuk Usaha Kecil dan Menengah (UKM) dalam bidang distribusi dan jasa.

2. Microsoft Dynamics AX merupakan salah satu produk dari Microsoft Dynamics ERP yang dirancang untuk membantu organisasi melakukan dengan standarisasi proses dan membantu dalam penyesuaian.

3. Baan adalah vendor spesialis solusi ERP yang sudah beroperasi lebih di 80 negara dan salah satu pemimpin produk terkemuka di Eropa.

4. International Financial Statistics (IFS) adalah produk dari International Monetary Fund (IMF) yang merupakan sumber data standar untuk data keuangan internasional.

5. Orlansoft adalah software ERP dengan module manufacturing, sales-logistic, procurement, financials, dan assets management. Orlansoft support multiple entry process yang memiliki beberapa perusahaan dan lokasi kantor dengan inter-entity settlement.

6. Microsoft Axapta merupakan suatu software yang dikeluarkan oleh Microsoft yang memiliki empat fitur kunci solusi yang dibutuhkan Enterprise Resource Planning (ERP) seperti Meningkatkan Produktivitas, mengatasi perubahan kebutuhan bisnis, berkompetisi secara global dan menyederhanakan peraturan dan regulasi.

Sumber :